管理制度编写规范

第一章总则

第一条 建立规范的文件格式管理规程，以规范公司管理制度编写的内容结构及版式。

第二条 本制度规定了公司管理制度的内容结构与版式编写规则，给出了有关表述的一些示例，并对制度文本的格式和字体、字号进行了规范性的要求。

适用于公司管理制度的编写、修订，其它制度的编制可参照本规定进行。

第三条 公司各单位根据职能职责分工，负责按照本规定编制相应的管理制度，各单位文件编制人员对本规程实施负责，人力资源部负责对本规程的实施进行组织并监督。

第二章 内容要求及结构

第一节 内容与要求

第四条 制度规定的条款应明确无歧义，并且：——

（一） 在其范围所规定的界限内按需要以求完整；

（二） 清楚、准确、相互协调；

（三） 能被未参加管理制度编写的相关人员所理解

第五条 在每项制度内

（一） 制度的结构、文体和术语应保持一致；

（二） 某给定概念应使用相同的术语，必要时可在制度中予以明确。

第六条 制度内容应符合公司实际，便于实施和考核，并可被其它文件引用。

第二节 内容结构

第七条 各项制度的内容结构，一般应包括但不限于以下项目：

（一） 目的：必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。

（二） 适用范围：必备要素，指文件使用的范畴或条件。

（三） 定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以解释说明。

（四） 职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。

（五） 内容与要求：必备要素，即制度的主要内容和工作要求，是制度的主体内容。主要明确制度规范的相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。

（六） 考核：可选要素，指规定对制度实施效果的评价项目、周期、标准及奖惩办法。如在上一级制度或其它相关制度中已进行明确，则不必重复。

（七） 附则：可选要素，指制度的解释单位和实施日期，以及与现行管理制度相冲突时，可采取处理原则，也可在制度内容中进行明确。

（八） 附件：可选要素，指制度内容中所包含的记录、表格和图表、清单等。如该制度已有相对应的流程，则须在制度中说明相关的流程，并将流程作为制度附件；如尚未制定相关流程，则应按照统一的流程规范绘制流程，并作为制度附件，纲领类制度除外。

（九） 附录：可选要素，作为制度文件外的附加文件，指制度内容所需要引用或对制度规定起到支持性作用的、在需要时可能存在获取不便或所获取文件存在版本差异的其它支持性文件和规范。

（十） 前言（概述）：可选要素，单独的制度修订版本、汇编性版本均应编有前言（概述），对修订或汇编背景、目的、编审、批准以及与所代替或废除制度的变化，相关依托或支持文件及关系等基本和特定信息，其它情况可选。

（十一） 其它内容结构：

1、封面：可选要素，在各类制度汇编时应进行封面设计，封面的内容应有公司名称和标识（LOGO），制度汇编名称、文件编号、印发时间、印发单位等。单独发布的制度一般不设封面。

2、制度名称：必备要素，置于制度正文页眉及正文首页，名称力求简练，应明确表示出制度的主题。

3、目次：可选要素，如果需要，可设置目次。目次所列的内容包括：

a) 前言（概述）；

b) 章；

c) 节；

d) 带有标题的条(需要时列出)；

e) 附则；

f) 附件，各附件应按序号单列(需要时列出)；

g) 图(需要时列出)；

h) 表(需要时列出)；

i) 附录，以单独的附录文件，按正文内容的需要编排顺序(需要时列出)。

第三章 编写规范

第八条 层次和编序

（一） 章。是制度内容划分的基本单元。在每项制度或每个部分中，使用大写“一”字从“第一章”开始，一直延续到附录之前，如：第一章、第二章 ……。标题应置于序号之后，并与以后的条文分行。标题与序号空一格，标题只有两个字符时，两个字符之间空两格。

（二） 节。是章的细分，使用大写“一”字从“第一节”开始，一直延续到附录之前，如：第一节、第二节 ……。标题应置于序号之后，并与以后的条文分行。标题与序号空一格，标题只有两个字符时，两个字符之间空两格。（结合制度内容的情况，可分层设置“节”，也可以从“章”直接到“条”）

（三） 条。是节的细分，使用大写“一”字从“第一条”开始，一直延续到附录之前，如：第一条、第二条 ……。标题应置于序号之后，并与以后的条文分行。标题与序号空一格，标题只有两个字符时，两个字符之间空两格。

（四） 款。是条的细分，使用汉字和阿拉伯数字对款编序。如：（一）、（二）……或（一）1、2、3……。

同一条文中有两个以上（含两个）的款项时，才可细分序号。

（五） 段。是款的细分，是制度正文内容自然的段落的设置，表示一个独立的内容，或对前一内容的补充。款可以在章、节、条、款内独立使用，但不设立序号。

（六） 列项。一个句子中有不同并列的几个分项时，由分行列举的格式来表述，每一分项前应加破折号（——）或圆点（ • ）。如果需要识别时，则在每一项加上后带半圆括号的小写英文字母序号（a）、b）、c）……）。列项可以在章、节、条、款内独立使用。

（七） 附则。作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。

（八） 附件。是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的记录、图表、清单、文本，以及业务相关的标准、规范等。附件与制度正文具有同等效力。

（九） 应按条文中提及附件的先后次序，对每一个附件编排序号，编制“附件清单”。附件序号由“附件”和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成，从“1”开始，例如“附件 1”，仅有一个附件时，不进行数字编序。

（十） 附录。作为制度外的引用或支持性文件，按制度条文在涉及的先后次序，对每一个附录文件编排顺序，其序号由“附录”和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成，从“1”开始，例如“附录 1”，仅有一个附录文件时，不进行数字编序。（十一） 图表。在制度正文、附录、附件等内容中，需添加图表时：

1、同一个类别内容中若有多个表，则需要对表进行编排序号。表的序号采用从1开始的阿拉伯数字编序，如：表1、表2、……。

2、若同一类别内容中只有一个表，则不再对表编序，直接书写表的标题。

3、同一个类别内容中若有多个图，则需要对图进行编序。图的序号采用从1开始的阿拉伯数字序号，如：图1、图2、…… 。

4、若同一类别内容中只有一个图，则不再对图编序，直接书写图的标题。

（十二） 附注（角注）。正文及附件或图表内容需进行附加注释文字说明时，应位于需附注说明内容段落结束后，添加附注说明。当只有一个附注时，在注释说明文字前，标识“注：”后进行说明。当有多个附注时，在“注：”后按注释顺序，用数字加以区别。如：“注： 1、”。

每个附注单独成段，并编定序号。

第九条 页面版式

（一） 页面设置为A4纵向，上边距2.4cm，下边距2.3cm，左边距2.8cm，右边距2.5cm，左边装订，装订线0cm。

（二） 制度正文及附加文件或文本，统一用Microsoft Word文字编辑软件编写，流程图采用Microsoft Word/Microsoft visio编写。

（三） 页眉上边距1.5cm，为公司LOGO及中英文名称，左对齐。

页眉式样为： 新疆华隆油田科技股份有限公司

（四） 页脚下边距1cm，以小五号仿宋 GB2312字体及西文Arial数字字体，“第X页 共Y页” 的式样插入页码，居中。“第X页”与“共Y页”间空三字符。

第十条 文本格式

（一） 封面。汇编或独立印发的制度可设立面。设立封面其内容应有：“新疆华隆油田科技股份有限公司”字样和LOGO、制度的中文名称、文件编号、版次、发布日期、发布单位等信息。封面式样见附件。

（二） 名称。正文首页第一行为制度名称，小二号宋体加粗居中，单倍行距，段前0.5行，断后0行。与正文间空一行，行距：固定值10磅。

（三） 目次。采用自动生成方式，目次标题置于目次页第一行居中，三号黑体加粗，与目次内容间空一行，2倍行距。目次内容为小四宋体加粗，两端对齐。

（四） 标题。正文各章、节均为四号黑体加粗,条、款均为小四号黑体加粗，序号与标题间空一字符间距。

款及无标题的条的正文与序号间空二字符间距。

（五） 正文、段落。正文、段落中的中文字体使用小四号宋体，数字为小四号宋体字体，英文词组第一个字母需大写。每段落两端对齐，固定行距22磅，段前、段后0行，缩进左、右0字符。

（六） 数值。正文叙述中10以内的数值，按习惯使用中文书写形式（一、二、三……）中文年份中数字零记为“〇”，带有计量单位的数值，统一使用宋体字体阿拉伯数字，计量单位采用法定计量单位。

（七）

作者：狂飙的蜗牛
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来源：知乎
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终结线。在制度条文结束后加一条粗实线“ ”，作为终结线，置于正文结束后、附件前，与正文间空一行。居中，粗细1.5磅，长度4cm。

第十一条 附加文件和文本格式

（一） 附件。附件内容中文均使用小四号宋体，固定行距22磅，标题行可加粗。

（二） 附录。附录部分使用中文小四号宋体字体，采用与制度正文一致的页面、版式规范。

（三） 附注（脚注）。进行附注时，应位于需附注说明内容字段后，以下标的形式进行标识，标识采用中文宋体和阿拉伯数字宋体三号加粗字体。

对附注内容进行说明时，应在进行标识的段落结束后或图表下方进行说明描述。当只有一个附注时，在注释说明文字前，标识“注：”后进行说明。当有多个附注时，按注释顺序，以“注： +阿拉伯数字+全角圆点”：的格式编排序号，“注”与“1.”间空一字符。附注的说明描述统一采用中文小五号宋体字体。

每个附注单独成段，并编定序号。

第十二条 图表格式

（一） 图表的序号和标题置于图表上方。序号与标题间空一字符。采用四号宋体及宋体字体，加粗居中。图表如带有编号，则编号位于图表与标题之间，五号仿宋 GB2312及宋体字体，左对齐。如同时需表述数值单位，则与编号同格式同行分列两端（居中，以空格分移）。

（二） 图表内部文字为五号仿宋 GB2312字体，数字采用宋体字体居中，表头文字加粗。

（三） 当图表需要转页接排是，设置格式为“允许跨页断行”“在各页顶端以标题行形式重复出现”，表头跨页在随后的各页上重复表头序号，在序号或空一字符标“续”，用以明确。

第十三条 版本及印次

制度的版本和印次以“大写英文字母 +两位阿拉伯数字”进行标识，其中版本标识以英文字母“A”开始代表第一版，顺序推排，印次以“01”开始代表第一次印刷，顺序推排。版本与印次代码间空一字符。

第四章 装订

第十四条 制度文件一般情况下采用竖版左边装订，钉角距左边1.2cm，书钉两钉角中心与上下页边的距离为7cm。

第五章 附则

第十五条 本规范为制度类文件的编制提供基础性和指导性规范，编制时可在本规范的基本原则下，根据编制内容的具体情况进行局部的调整和变化，以保证公司制度类文件的协调性和统一性。

第十六条 本规范由公司****部附则起草、修订并负责解释。

第十七条 本规范自发布之日开始实施。

编写提示与注意事项：

1、职能交叉：凡属涉及两个部门或多个部门共同管理、操作的业务，在编写时要注意分清职责界限，完善组织接口的处理；

2、奖罚要求：对违规、违纪、违章行为和应作为而不作为行为的处罚，本着初犯从轻，再犯加重，员工从轻，领导从重，一般违纪从轻，违规从重（违反操作规范、违反工艺、违反业务流程）从严，监督、协助责任从宽的理念，制订具体的处罚界限。

3、5W1H方法：在编写规章制度文件时，可采用5W1H方法，明确下列事项：

1）WHO（何人、何部门）、

2）WHEN（何时、从何时开始何时完成）、

3）WHERE（何地、工作的切入点）、

4）WHY（为何？目的、意义、目标）、

5）WHAT（何事、必要时说明原因）、

6）HOW TO DO（如何做、操作方法、程序、路线图）；

4、制度的特点：企业管理制度应具有：系统性、专业性、科学性、标准性、适应性、可操作性、可记录性或可反馈性、可追溯性、可定量或可检验性以及与责任部门和责任人的对应性等特点。

5、管理文件命名举例（各类管理制度、规定、实施细则、作业指导书等三级文件）

5.1XXXXXXXX管理规定

5.2XXXXXXXX管理办法

5.3XXXXXXXX实施细则 （针对股份公司的制度实施细则需引用原标题）

5.4XXXXXXXX作业指导书

释义：

A、管理制度：是企业管理系统的基本框架。

B、管理规定：对某一个专项的涉及到全公司人员的事情或某一个专业系统内的职能性工作所作出的具体要求。

C、管理办法：对于一项非企业全体人员皆会介入的、具体工作的控制环节、操作步骤或对于企业一个具体的项目、事物的管理所作出的要求。

D、实施细则：对于企业管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所作出的具体规定。实施细则由相应的管理制度制订部门经理组织人员制定。

E、工作条例：对于企业内部局部性的、或阶段性的、不属于一个系统的相关方面的工作所作出的系列化规定。

F、是作业指导者对作业者进行标准作业的正确指导的基准。作业指导书基于零件能力表、作业过程组合单而制成。是随着作业的顺序，对符合每个生产线的生产数量和（或）作业过程的每个人的作业内容及安全、品质的要点进行明示。用图表表示一个人作业的机器配置，记录了周期时间、作业顺序、标准持有量等；此外，还记录了在什么地方用怎样的方法进行品质检查。如果作业者按照指导书进行作业，一定能确实、快速、安全地完成作业。

作业指导书是指为保证过程的管理而制订的程序。

作业指导书有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等